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Emp 301: Introducción a Odoo

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In this module, we cover the basics of Odoo:

  • Responding to inbox messages,
  • Clocking in and clocking out,
  • Correcting an error on your timesheet,
  • Checking your payslip,
  • Submitting your timesheet,
  • Finding a co-worker's email or phone number,
  • Reviewing your job description, pay, or when you were hired,
  • Seeing the badges you've earned,
  • Ensuring your email address is correct, and updating it if necessary,
  • Updating your profile photo,
  • Sending messages attached to pages (with communications or functions) within Odoo, and
  • Seeing your monthly schedule.
  • Requesting leave.

The primary menu on your desktop is a black top navbar. And the secondary menu is in the left pane. In this tutorial, almost everything we cover is in the Human Resources menu.

When you first log into Odoo on your desktop, you arrive in the Discuss main menu.

When you first look at your inbox, you won't see any messages. We'll cover what to do with messages in a moment.

You can click to chat, and click the plus sign next to Direct Messages to send a co-worker a message.

For practice, search for your manager in Discuss, and send them a message, like: "How do you want for me to notify you, if I cannot come in to work?"

Click the person icon, or the photo of yourself (if this has been updated) in the upper right. Select Preferences from the drop-down menu. Here you can update your email address. W2s are emailed yearly at the end of January. So please ensure you have a correct email on file, even if you leave.

Select to handle messages in Odoo so you'll get them in your inbox, in "Discuss." You can update your profile photo by clicking the pencil icon on your photo.

On your phone, you can actually take a photo of yourself to update your profile photo.

Now, let's click Human Resources in the primary menu. Then, on the left -- the secondary menu -- look for My Current Timesheet, and click it. This is where you will clock in. 

Scroll down to see two options for Current Status. You will see whether you're clocked in or out. When you're ready to clock in or out, you will click the corresponding link. You can also clock in and out by clicking the box-with-an-arrow icon in the upper right, directly left of your name. However, this doesn't necessarily refresh the page, and so you might need to refresh and ensure you've clock in by looking at your current timesheet.

If you make a mistake on your timesheet, you'll send your immediate supervisor a request to update it. To do this, click the arrow to the left of the date of your clock in time. If this is your first day, then there's probably automatically an error on your timesheet. You might have clocked in several minutes after you actually arrived. If this is your case, go ahead and make the request now to fix your timesheet as a practice. Select options in the first three fields, The fourth field is optional, where you can give further details.

For a Scribe on how this is done, please see External Links (bottom of this page).

If you have more than a few times to fix, you can also ask your supervisor to manually make these adjustments.

On the Monday of payroll week, you'll need to review your times and ensure they're right, and then you'll submit your timesheet to your manager. See the external links below for an illustration of how to do this, including updating analytic accounts if you are a Lon Thomas and Associates employee.

However, when you first look at your payslip, you'll see only one time -- or no times if you haven't logged in yet. You'll need to get to the past timesheet. To do this, you'll see two square buttons at the top side-by-side. One has a box, and the other lines. These are the form-view and list-view buttons, respectively. You'll click on the list-view in order to see the list of your timesheets. When you first start working with us, you won't see anything here, but soon you will! Click on last week's timesheet to open it. If there are errors that have not yet been approved, you can message your supervisor to update them. 

You'll scroll to the bottom of the timesheet page, click the person icon, search for your supervisor's name. Be sure you select the correct option for your supervisor's user profile. (If there's more than one, tell your supervisor or ask HR to fix this).

If there are no errors, you'll submit by clicking the blue "submit to manager" button on the upper left. 

*** Payroll should be deposited in your bank by Friday at noon, so please don't bring up concerns until after this time. If there is an issue with your pay, go to your manager, who should start a claim in the Odoo system. If you find an issue, it would be ideal to tell us by Friday close of business. We need to fix any errors within a certain time window, so please let us know as soon as you see any issues. ***

*** Accounting will notify you if you've been affected by any delays or other issues, like bonus or commission altered, or delayed or estimated, etc. ***

You can access Odoo from your phone, and this is particularly convenient for the basic functions we cover in this module. The easiest way to get to Odoo from your cell phone is to visit:

american-stone.com ... Don't forget the hyphen (-).

After you arrive to the American Stone website, you'll look to the upper right where you'll see a button with three horizontal lines. Click it to open a fly-out menu, and at the bottom of this menu, look for the "Log In" option and click the arrow to the right of it. On the following window, you'll enter your username and password, and click the Log In button.

When you log in from your phone, you arrive in the Discuss main menu, and to your inbox.

When you first see your inbox, you won't see any messages. But after you start getting messages, you'll have these options:

Star (to keep a message from disappearing so you can refer to it later).

Arrow (to reply).

Check (to remove it from your inbox).

The-Not-Permitted Icon, which will remove any similar messages from your inbox permanently. If you check this, and find you're missing communications, reach out to technical support to add yourself back to these communications.

At the bottom of the your screen, you'll see:

Inbox (where you are currently),

Chat where you can send messages to coworkers,

Channels, say one for everyone in your store,

Private channels,

The last button, Live Chat, is for salespeople or anyone signed up to get communications from customers on the website. This is covered in another module.

Click Chat to send Direct Messages (click the plus sign to select your co-workers from the list).

On your desktop you'll remember that the primary menu is the black navbar at the top. On your phone this menu is accessed by touching the menu button in the upper left. You'll see a fly-out that shows you're in the Discuss main menu.

https://youtu.be/meZW5ixxyG0

Scroll down to see Human Resources, and select it.

The secondary menu, which is in a left pane on your desktop computer, is accessed on your phone by touching the menu button in the upper right. On your desktop, the entire secondary menu is expanded, but on your phone you'll need to select to open each section. Click to open these now. Look for My Current Timesheet, and click to arrive on your timesheet.

Scroll down to see two options for Current Status. You will see whether you're checked in or out, and when you're ready to clock in or out, you can click the corresponding link.

Within this same Human Resources main menu are other important items you'll want to check out:

  1. Your payslip
  2. Employees (see your co-workers' emails and phone numbers).
  3. Search for your own employee card.  Ensure your information is right, like your physical address, so that it will be correct on your w2. If you need to update your physical address, please let HR know. 
  4. See the Badges tab. This is where badge awards appear for skills you learn, elearning modules you complete (like this Day 1 module), and where you earn recognition for accomplishments.
  5. Employee agreement (see your job description, how much your wage is, find out the date you were hired or the date you current employee agreement started), what percentage is coming out of your check for your 401k (the retirement savings account);
  6. Interview Request is where you'll be able to complete your self-appraisal, generally three months after employment with us, and every year after. Your manager will complete an appraisal as well, and you'll discuss any differences. You will not create a survey (it’s already created and just needs to be completed). You’ll click on the row to open the survey. If there is more than one active sell-appraisal, please let your manager or HR know (there should only be one). If you are a manager, various appraisals can be due for your subordinates.
  7. Leave Request. Click on the day on the calendar you want to request leave and then complete the details in the pop-up window. See the "Request a Leave" scribe in the external links.

Our company weekly schedule has been in Google, at the link you’ll see in External Links.

The process has moved to Odoo. You'll click on Human Resources ... Resource ... Employee Calendar ... then search your name to find your schedule.

If you do not use Odoo as a part of your daily job, you may log in on the Attendance tab on any other co-workers computer.

 
 

—en español—

 
 

En éste módulo, abordamos los conceptos básicos de Odoo:

  • Responder a los mensajes en la bandeja de entrada.
  • Marcar hora de entrada y salida.
  • Revisar su comprobante de pago (Payslip).
  • Encontrar el contacto (Número telefónico o email) de un compañero de trabajo.
  • Revisar la descripción de su trabajo, pago o cuándo fue contratado.
  • Ver las insignias que se ha ganado.
  • Asegurarse de que su correo electrónico sea correcto y actualizarlo si es necesario.
  • Actualizar su foto de perfil, y
  • Envío de mensajes adjuntos a páginas (Con comunicaciones o funciones) dentro de Odoo.

Los mensajes se pueden adjuntar a las órdenes de venta, a tareas que cree en Odoo, reclamos de clientes o tarjetas de empleados… Y casi cualquier transacción. Para que sus compañeros de trabajo reciban los mensajes que envía, relacionados con las transacciones, los debe agregar como seguidores de esa página. Cualquiera que sea seguidor de una página, recibirá mensajes en su bandeja de entrada, con un enlace.

El menú principal de su escritorio es una barra superior de navegación negra. Y el menú secundario está en el panel izquierdo. En éste tutorial, casi todo lo que abordamos está en el menú de Recursos Humanos <Human Resources>.

Cuando inicia sesión por primera vez en Odoo en su escritorio, llega al menú principal de <Discuss>.

Cuando vea por primera vez su bandeja de entrada, no encontrará ningún mensaje. Cubriremos qué hacer con los mensajes en un momento.

Puede hacer clic para chatear y presionar el signo “+” junto a mensajes directos <Direct Messages> para enviar un mensaje a un compañero de trabajo.

Para practicar, busque a su gerente en <Discuss> y envíele un mensaje como: “¿Cómo desea que le notifique si no puedo ir a trabajar?” En inglés será “How do I notify you if I cannot come into work?”

Haga clic en el ícono de la persona o en su propia foto (Si se ha actualizado) en la esquina superior derecha. Seleccione <Preferences> del menú desplegable. Aquí puede actualizar su dirección de correo electrónico. Los formularios W2 se envían por correo electrónico anualmente a finales de enero. Asegúrese de tener un correo electrónico correcto registrado, incluso si se va de la compañía.

Tu perfil en Odoo no muestra su dirección física, y entonces, cuando mueve a un nuevo hogar, recuerde de contar RRHH para asegurar de que su dirección física también esté actualizada, y que aparezca correcta en su W2.

Seleccione Manejar mensajes en Odoo <Handle Messages in Odoo> para que los reciba en su bandeja de entrada, en <Discuss>. Puede actualizar su foto de perfil haciendo clic en el ícono de lápiz en su foto.

En su teléfono, puede tomar una foto de usted mismo para actualizar su foto de perfil.

Ahora, seleccionemos <Human Resources> en el menú principal. Después, a la izquierda – el menú secundario – busque su hoja de tiempo actual <My current Timesheet>, y seleccione. Aquí es donde marca su hora de entrada. Desplace el cursor hacia abajo para ver dos opciones del estado actual <Current Status>. Verá si se ha registrado para entrar o salir. Cuando esté listo para marcar su entrada o salida, seleccionará el link correspondiente. También puede marcar su hora de entrada y/o salida seleccionando el cuadro con un ícono de flecha en la esquina superior derecha, justo al lado izquierdo de su nombre. Sin embargo, esto no actualiza la página necesariamente, entonces usted tendrá que refrescar la página y asegurarse de que ha marcado su hora de entrada revisando su hoja de tiempo actual.

Si comete un error en su hoja de tiempo, enviará a su superior inmediato, una solicitud para actualizarla. Para hacer esto, seleccione la flecha a la izquierda de la fecha de su hora de entrada. Si éste es su primer día, entonces probablemente haya automáticamente un error en sus hojas de tiempo. Es posible que haya registrado varios minutos después de su llegada. Si este es su caso, continúe y haga la solicitud ahora para arreglar su hoja de tiempo como práctica. Seleccione las opciones en los primeros tres campos. El cuarto campo es opcional, donde puede dar más detalles.

Si tiene más de unas pocas correcciones que hacer, también puede pedirle a su supervisor que realice estos ajustes manualmente.

El lunes de la semana que corresponde el pago de nómina, deberá revisar sus horas y asegurarse de que sean correctas, y luego enviarlas a su gerente. Sin embargo, cuando mire por primera verá solo un tiempo u hora específica, o ninguno, si aún no ha iniciado sesión. Deberá acceder al Timesheet anterior. Para hacer esto, verá dos botones cuadrados en la parte superior derecha, uno al lado del otro. Uno tiene una caja y la otra contiene líneas. Estos son los botones de "Form View" y "List View", respectivamente. Hará clic en la "List View" para ver un listado de sus Timesheets. Cuando empiece a trabajar con nosotros, no verá nada aquí, ¡Pero pronto lo verá! Haga clic en su Timesheet de la semana pasada para abrirla.

Si hay errores que aún no han sido aprobados, puede enviar un mensaje a su supervisor para actualizarlos. Se desplazará hasta la parte inferior de la página de la hoja de tiempo, haga clic en el icono de la persona y busque el nombre de su supervisor. Asegúrese de seleccionar la opción correcta para el perfil de usuario de su supervisor. (Si hay más de uno, dígaselo a su supervisor o pídale al Departamento de Recursos Humanos que solucione este problema).

Si no hay errores, deberá enviarlo haciendo clic en el botón azul <Submit to manager> en la parte superior izquierda.

**Se le paga quincenalmente. Si hay un error en su hoja de tiempo, enviará un cambio haciendo clic en la flecha a la izquierda de la fecha y la hora que deben corregirse. Deberá completar al menos los primeros tres campos y luego enviarlo.**

**El lunes de la semana de nómina, enviará su nómina. Cuando vaya a Human Resources> My current timesheet, estará en la vista de formulario. Hará clic en el botón de vista de lista para ver las filas de hojas de horas que ha completado. Para abrir la hoja de horas trabajadas de la última semana, haga clic en la que está en la parte superior, que será la de la semana pasada. Revise sus tiempos. Si son correctos, haga clic en el botón Enviar en la parte superior izquierda.**

**Si ha enviado una solicitud de cambio y su gerente aún no la ha aprobado, puede agregarlo como seguidor y "enviar un mensaje" en el sistema. El mensaje llega a su bandeja de entrada en Odoo, en <Discuss>. También debe asegurarse de verificar los mensajes en <Discuss> para asegurarse de obtener la información y la tarea asociadas con las páginas del sistema.**

**La nómina debe depositarse en su cuenta bancaria a más tardar el viernes al mediodía, así que no plantee sus inquietudes hasta después de esta hora. Si hay un problema con su pago, diríjase a su gerente, quien debe iniciar un reclamo en el sistema Odoo. Si encuentra un problema, sería ideal que nos lo comunique antes del cierre del viernes, ya que podemos arreglar las cosas dentro de un período determinado, pero podríamos tener problemas para hacerlo si no se hacen de manera oportuna.**

Contabilidad le notificará si se ha visto afectado por retrasos u otros problemas, como bonificaciones o comisiones modificadas, demoradas o estimadas, etc.

Puede acceder a Odoo desde su teléfono, y esto es particularmente conveniente para las funciones básicas que abordamos en este módulo. La forma más fácil de llegar a Odoo desde su teléfono celular es visitar:

aws.american-stone.com ... No olvide el guión (-).

Después de llegar al sitio web de American Stone, verá hacia la esquina superior derecha, donde notará un botón con tres líneas horizontales. Haga clic en él para abrir un menú desplegable y, en la parte inferior de este menú, busque la opción "Log In" y haga clic en la flecha a la derecha. En la siguiente ventana, ingresará su nombre de usuario y contraseña, y haga clic en el botón Log In.

Cuando inicias sesión desde tu teléfono, llegas al menú principal de <Discuss> y a tu bandeja de entrada o <Inbox>.

Cuando vea su bandeja de entrada por primera vez, no verá ningún mensaje. Pero después de comenzar a recibir mensajes, tendrá estas opciones:

  • Estrella (para evitar que un mensaje desaparezca y poder consultarlo más tarde).
  • Flecha (para responder).
  • Marcador o cheque (para eliminarlo de su bandeja de entrada).
  • El icono de “No permitido”, que eliminará cualquier mensaje similar de su bandeja de entrada de forma permanente. Si marca esto y descubre que le faltan comunicaciones, comuníquese con el soporte técnico para agregarse nuevamente a estas comunicaciones.

En la parte inferior de la pantalla, verá:

  • Bandeja de entrada "Inbox" (donde se encuentra actualmente),
  • Chat: donde puedes enviar mensajes a compañeros de trabajo,
  • Canales - "Channels", uno para todos en su tienda,
  • Canales privados - "Private Channels",
  • El último botón, "Live Chat", es para los vendedores o cualquier persona que se haya registrado para recibir comunicaciones de los clientes en el sitio web. Esto se trata en otro módulo.

Haga clic en "Chat" para enviar mensajes directos "Direct Messages" (haga clic en el signo “+” para seleccionar a sus compañeros de trabajo de la lista).

En su computadora, recordará que el menú principal es la barra de navegación negra en la parte superior. En su teléfono, se accede a este menú tocando el botón de menú en la parte superior izquierda. Verá un menú desplegable que muestra que está en el menú principal de <Discuss>.

Desplácese hacia abajo para ver "Human Resources" y selecciónelo.

Se accede al menú secundario, que se encuentra en un panel izquierdo en su computadora, en su teléfono tocando el botón de menú en la parte superior derecha. En su PC, todo el menú secundario se expande, pero en su teléfono deberá seleccionar para abrir cada sección. Haga clic para abrir estos ahora. Busque <My current timesheet> y haga clic para llegar a su hoja de tiempo.

Desplácese hacia abajo para ver dos opciones para Estado actual o <Current Status>. Verá si ha registrado su entrada o salida, y cuando esté listo para marcar su entrada o salida, puede hacer clic en el enlace correspondiente.

Dentro de este mismo menú principal de "Human Resources" hay otros elementos importantes que querrá consultar:

  • Su comprobante de pago o "Payslip";
  • Empleados o "Employees" (consulte los correos electrónicos y números de teléfono de sus compañeros de trabajo, asegúrese de que su información sea correcta);
  • Busque su propia tarjeta de empleado. Busque el lugar donde verá las insignias "Badges" que obtendrá, así como por completar este módulo;
  • Acuerdo de empleado - "Employee Agreement" (vea la descripción de su trabajo. Debe haber una descripción en español también. Cuánto es su salario. Averigüe la fecha en que fue contratado o la fecha en que comenzó su contrato de empleado actual). Qué porcentaje sale de su cheque para su plan 401k (la cuenta de ahorros para la jubilación),
  • Solicitud de entrevista - "Interview Request" (Si tiene una auto evaluación, generalmente tres meses después del empleo con nosotros, y cada año después. Su gerente también completará una evaluación y discutirán cualquier diferencia. No creará una encuesta (ya está creada y solo necesita completarla). Hará clic en la fila para abrir la encuesta. Si hay más de una autoevaluación activa, infórmele a su gerente o a Recursos Humanos (solo debe haber una). Si usted es un gerente, es posible que hayan varias evaluaciones para sus subordinados.

El horario semanal de nuestra empresa estaba en Google, en el enlace que aparece en Enlaces Externos.

El proceso ahora se ha trasladado a Odoo. Deberás hacer clic en Recursos Humanos ... Recursos ... Calendario de Empleados y luego buscar tu nombre para encontrar tu horario.

Si no usas Odoo como parte de tu trabajo diario, puedes iniciar sesión en la pestaña de Asistencia desde la computadora de cualquier compañero de trabajo. 

 
 

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Responsible: Cynthia VanBibber