Emp 303.1 Cómo Hacer: Asignación de Tiempo en la Tarjeta de Tiempo

Puedes ver la versión español de esta página en la parte inferior.

Time Allocation Guide for Marketing

This guide outlines a straightforward process to allocate your work hours to specific entities within your department if needed. The goal is to track time at a high level, focusing on hours, not minutes.

1. Retrieve and Review Your Timesheet

• Get Your Timesheet: Find your written timesheet that tracks your hours over a two-week period.
• Approximate Time: The timesheet is broken into half-hour segments. Use it to estimate the hours spent on different tasks for specific locations.
  

2. Allocate Time to Entities

• Assign GL Numbers: Based on your timesheet, allocate hours to the relevant General Ledger (GL) numbers and describe the tasks in the designated rows.
• Focus on Specific Projects: Most of your time will be logged under a general GL number, but be sure to track time spent on specific warehouse locations, Star Stone Sales, or Quarries.

3. Summarize Hours for Each Entity

• Total Your Hours: At the end of the two-week period, total the hours spent on each entity and write these on the last page of your timesheet.

• • Example:

  • • Star Stone Sales: 6 hours

    • Star Stone Quarries: 3 hours

    • VC Store: 5 hours

• General Allocation: The remaining hours will go under the general GL number.

4. Update Your Timesheet in Odoo

Edit Your Timesheet

1. Open Your Timesheet: Access your timesheet in Odoo.
2. Details Tab: Click on the Details tab in the center of the screen.
3. Find Matching Time: Find a time block that approximately matches the hours spent on a specific entity (e.g., 6 hours for Star Stone Sales).
   
   

Change the Analytic Accounts

4. Edit Time Entry:

• Click the Edit button in the upper left.
• In the Analytic Account column, delete the general analytic and enter the specific GL number (e.g., AA4711 for Star Stone Sales).
• Select the auto-populated description.

5. Intercompany Entries:

If needed, update the Analytic Account for tasks related to both Star and American entities, or specific Quarries.

5. Finalize and Submit

1. Update Intercompany Accounts:

• Click the Update Intercompany AA button in the upper right.

2. Select Remaining Time Blocks:

• Click the button above the table to select all remaining time blocks.
• Update these with the general GL number (e.g., AA6257).

3. Submit to Manager:

• Return to the timesheet and click Submit to Manager in the upper left.

—en español—

Guía de Asignación de Tiempo para Marketing

Esta guía describe un proceso sencillo para asignar tus horas de trabajo a entidades específicas dentro de tu departamento, si es necesario. El objetivo es rastrear el tiempo a un nivel general, enfocándose en horas, no en minutos.

1. Recupera y Revisa tu Hoja de Tiempos

• Obtén tu Hoja de Tiempos: Encuentra tu hoja de tiempos escrita donde registras tus horas durante un período de dos semanas.
• Tiempo Aproximado: La hoja de tiempos está dividida en segmentos de media hora. Úsala para estimar las horas dedicadas a diferentes tareas en ubicaciones específicas.
  

2. Asigna Tiempo a las Entidades

• Asigna Números GL: Basándote en tu hoja de tiempos, asigna horas a los números relevantes del Libro Mayor (GL) y describe las tareas en las filas designadas.
• Enfócate en Proyectos Específicos: La mayor parte de tu tiempo se registrará bajo un número general de GL, pero asegúrate de rastrear el tiempo dedicado a ubicaciones específicas de almacén, ventas de Star Stone o canteras.

3. Resume las Horas para Cada Entidad

• Totaliza tus Horas: Al final del período de dos semanas, suma las horas dedicadas a cada entidad y escríbelas en la última página de tu hoja de tiempos.
• • Ejemplo:
  • • Ventas de Star Stone: 6 horas
    • Canteras de Star Stone: 3 horas
    • Tienda VC: 5 horas
• Asignación General: Las horas restantes se colocarán bajo el número general de GL.

4. Actualiza tu Hoja de Tiempos en Odoo

Edita tu Hoja de Tiempos:

1. Abre tu Hoja de Tiempos: Accede a tu hoja de tiempos en Odoo.

2. Pestaña de Detalles: Haz clic en la pestaña "Detalles" en el centro de la pantalla.

3. Encuentra el Tiempo Correspondiente: Encuentra un bloque de tiempo que coincida aproximadamente con las horas dedicadas a una entidad específica (por ejemplo, 6 horas para Ventas de Star Stone).

Cambia las Cuentas Analíticas:

4. Edita la Entrada de Tiempo:

• Haz clic en el botón Editar en la esquina superior izquierda.
• En la columna de "Cuenta Analítica," elimina la cuenta general y escribe el número GL específico (por ejemplo, AA4711 para Ventas de Star Stone).
• Selecciona la descripción autocompletada.

5. Entradas Intercompany:

Si es necesario, actualiza la Cuenta Analítica para tareas relacionadas con ambas entidades, Star y American, o con canteras específicas.

5. Finaliza y Envía

1. Actualiza las Cuentas Intercompany:

• Haz clic en el botón Actualizar Intercompany AA en la esquina superior derecha.

2. Selecciona los Bloques de Tiempo Restantes:

• Haz clic en el botón sobre la tabla para seleccionar todos los bloques de tiempo restantes.
• Actualiza estos con el número general de GL (por ejemplo, AA6257).

        3. Envíala a tu Gerente:

• Regresa a la hoja de tiempos y haz clic en Enviar al Gerente en la esquina superior izquierda.